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Apostillen/Beglaubigungen öffentlicher Urkunden zum Gebrauch im Ausland

Deutsche öffentliche Urkunden werden in vielen Fällen im Ausland nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit in einem besonderen internationalen Verfahren festgestellt worden ist. Die Verfahrensschritte beinhalten die jeweilige Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist.

Eine Art des Verfahrens ist die Beglaubigung, die von einer bestimmten deutschen Behörde auf der inländischen öffentlichen Urkunde vorgenommen wird. Danach erfolgt die Legalisation der beglaubigten öffentlichen Urkunde. Die Legalisation wird nach dem Konsulargesetz von einem Konsularbeamten bei den jeweiligen Botschaften und Konsulaten des Staates vorgenommen, in dem die Urkunde benötigt wird. Einige Auslandsvertretungen verlangen vor der Legalisation eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt in Köln.

Eine weitere Art des Verfahrens ist die Echtheitsbestätigung durch die "Haager Apostille". Eine Apostille wird für die Staaten benötigt, die dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Haager Übereinkommen vom 05. Oktober 1961) beigetreten sind. In diesem Verfahren erteilt eine dazu bestimmte deutsche Behörde die Apostille auf der Urkunde. Die Vertragsstaaten des Übereinkommens finden Sie auf den Internetseiten des Auswärtigen Amtes.

Die Bezirksregierung Köln beglaubigt alle im Regierungsbezirk Köln ausgestellten öffentlichen Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind. In der Regel sind diese Urkunden im Original vorzulegen.

Bitte stellen Sie Ihren Antrag rechtzeitig und nicht erst einen Tag vor Ihrer Abreise ins Ausland, da das Bestätigungsverfahren etwas Zeit in Anspruch nimmt.

Einzelheiten zu den Verfahren zur Beantragung einer Beglaubigung oder Apostille bei der Bezirksregierung entnehmen Sie bitte den weiteren Informationen.

Informationen zu Apostillen/Beglaubigungen

Folgende Urkunden werden z.B. von der Bezirksregierung Köln beglaubigt:

• Aufenthalts-, Melde- oder Ledigkeitsbescheinigungen (Ausstellungsdatum nicht älter als 3 Monate)
• Personenstandsurkunden (z.B. Heiratsurkunden, Geburtsurkunden etc.; Ausstellungsdatum nicht älter als 6 Monate)
• Hochschulurkunden (z.B. Diplomurkunden, Semesterbescheinigungen etc.; müssen vorher durch die zeichnungsberechtigten Mitarbeiter des Sekretariats vorbeglaubigt werden)
• Schulzeugnisse (Kopien müssen zuvor vom Aussteller - Schulleiter/in oder Direktor/in – des Originalzeugnisses amtlich beglaubigt werden)
• Zertifikate der Veterinärämter
• Bescheinigungen der Finanzämter (Ansässigkeitsbescheinigungen etc., müssen zuerst durch die Oberfinanzdirektion Rheinland, Riehler Platz 2 in 50668 Köln vorbeglaubigt werden. Ansprechpartner: Herr Koch 0221 / 9778-2579)

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der Urkunden, die nicht durch die Bezirksregierung Köln beglaubigt werden können:

Im Zusammenhang mit Beglaubigungen gibt es folgende Besonderheiten:

Für bestimmte Länder kann die Bezirksregierung Köln nur die Vorbeglaubigung vornehmen. Die Endbeglaubigung erfolgt durch das Bundesverwaltungsamt Köln, Eupener Str. 125, 50996 Köln Tel.: 0221 –758 - 4100.

Diese Vorgehensweise gilt derzeit für folgende Länder:

1. Königreich Bahrain
2. Volksrepublik Bangladesch
3. Union Myanmar (Birma)
4. Volksrepublik China
5. Republik Irak
6. Islamische Republik Iran (außer Hochschulzeugnisse)
7. Haschemitisches Königreich Jordanien
8. Königreich Kambodscha
9. Staat Katar
10. Libanesische Republik (nur Urkunden aus dem schulischen Bereich)
11. Republik Mali
12. Islamische Republik Mauretanien
13. Nepal
14. Republik Ruanda
15. Königreich Saudi-Arabien
16. Republik Somalia
17. Republik Sudan
18. Arabische Republik Syrien
19. Taipeh-Handelsbüro, Visa-Abteilung (nur Urkunden aus dem Justizbereich)
20. Republik Togo

In diesen Fällen werden die Gebühren erst vom Bundesverwaltungsamt erhoben; die Vorbeglaubigung seitens der Bezirksregierung erfolgt gebührenfrei.

Ablauf und Kosten

Die Dokumente können bei der Bezirksregierung Köln mit einem formlosen Schreiben oder mit dem vorbereiteten Antragsformular eingereicht werden. Dieses Formular finden Sie rechts bei den weiteren Informationen.

Die Bearbeitungszeit beträgt ca. 5 bis 8 Tage. Gebühren werden per Rechnung erhoben.

Zu den Besucherzeiten

haben Sie die Möglichkeit - ohne Terminabsprache- die Dokumente persönlich bei der Bezirksregierung Köln, Zeughausstr. 2-10 - 50667 Köln vorzulegen.

Diese werden dann in der Regel umgehend bearbeitet und können wieder mitgenommen werden.

Die Gebühr für jede Apostille/Beglaubigung beträgt 15,00 € für Privatpersonen, 30,00 € für gewerbliche Zwecke.

Zu den Besucherzeiten nur Barzahlung möglich.

Keine Kartenzahlung.

Bitte bringen Sie die Gebühr passend mit.

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Deutsche Bundesbahn (DB) bis Dom Hauptbahnhof

Mit den KV-Bahn-Linien: 3,4,5,16 und 18 bis Haltestelle Appellhofplatz.
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